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第十章會(huì)計(jì)檔案
本章內(nèi)容簡介:
本章介紹的是會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)知識,主要包括五部分內(nèi)容:
(1)會(huì)計(jì)檔案的概念和內(nèi)容;(2)會(huì)計(jì)檔案的歸檔;(3)會(huì)計(jì)檔案的保管期限;(4)會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制;(5)會(huì)計(jì)檔案的銷毀。
本章分值及題型:
本章內(nèi)容非常少,分值也不多,大約在3分左右。主要題型是選擇題和判斷題,也可能涉及簡答題。
本章重點(diǎn):(1)會(huì)計(jì)檔案的保管期限;(2)會(huì)計(jì)檔案的銷毀。
一、會(huì)計(jì)檔案的概念和內(nèi)容
(一)概念:會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,它是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
(二)內(nèi)容:會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料。其中,會(huì)計(jì)憑證包括記賬憑證、原始憑證、匯總憑證等;會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片賬、輔助賬簿等;財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明(財(cái)務(wù)情況說明書)等;其他會(huì)計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。
二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔
主要掌握下列內(nèi)容:
1.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年;期滿之后,原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊,移交本單位的檔案部門保管;未設(shè)立檔案部門的,應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門內(nèi)部指定專人保管。
2.移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝,個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。
三、會(huì)計(jì)檔案的保管期限
會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天(1月1日)算起,會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。具體情況參見教材171頁。
會(huì)計(jì)檔案的重要程度不同,其保管期限也有所不同。
各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限,根據(jù)其特點(diǎn),分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管,不可以銷毀的檔案;定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
1.需要永久保存的會(huì)計(jì)檔案有:會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊以及年度財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)政總預(yù)算、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)(決算)。
2.保管期限為25年的會(huì)計(jì)檔案有:現(xiàn)金和銀行存款日記賬;稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬。
3.保管期限為15年的會(huì)計(jì)檔案有:會(huì)計(jì)憑證類;總賬、明細(xì)賬、日記賬和輔助賬簿(不包括現(xiàn)金和銀行存款);會(huì)計(jì)移交清冊;行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證;各種完稅憑證和繳退庫憑證;財(cái)政總預(yù)算撥款憑證及其他會(huì)計(jì)憑證;農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證;會(huì)計(jì)移交清冊。
4.保管期限為10年的會(huì)計(jì)檔案有:國家金庫編送的各種報(bào)表及繳庫、退庫憑證;各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表;財(cái)政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)、國家金庫年報(bào)、基本建設(shè)撥貸款年報(bào);稅收會(huì)計(jì)報(bào)表(包括票證報(bào)表)。
5.保管期限為5年的會(huì)計(jì)檔案有:固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年;銀行余額調(diào)節(jié)表;銀行對賬單;財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表;行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表。
6.保管期限為3年的會(huì)計(jì)檔案有:月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告;財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)旬報(bào)。
四、會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制
主要掌握下列內(nèi)容:
(一)各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出;
(二)如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù);
(三)查閱和復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。
五、會(huì)計(jì)檔案的銷毀
主要掌握下列內(nèi)容:
(一)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷;
(二)銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人;
(三)對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及到其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)單獨(dú)抽查立卷,由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止;
(四)正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀
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