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        2011年銀行從業(yè)資格考試《公司信貸》第十章考點(diǎn)(5)

        發(fā)布時(shí)間:2010-11-23 13:52  來(lái)源:公司信貸 查看:打印  關(guān)閉
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         第五節(jié) 檔案管理

          信貸檔案是確定借貸雙方法律關(guān)系和權(quán)利義務(wù)的重要憑證,是貸款管理情況的重要記錄。科學(xué)地記錄、保管和使用信貸檔案,是加強(qiáng)貸款管理、保護(hù)貸款安全的重要基礎(chǔ)。

          一、檔案管理的原則和要求

          檔案管理的原則主要有:管理制度健全、人員職責(zé)明確、檔案門(mén)類(lèi)齊全、信息充分利用、提供有效服務(wù)。具體要求如下。

          1.信貸檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則

          信貸前后臺(tái)各部門(mén)應(yīng)注意積累與借款人有關(guān)的資料形成相關(guān)信貸檔案。借閱人借閱檔案時(shí),應(yīng)填寫(xiě)借閱單,經(jīng)有權(quán)人員簽字,到檔案室調(diào)閱檔案。在調(diào)閱過(guò)程中,檔案資料不得帶出檔案室。

          2.信貸檔案采取分段管理,專(zhuān)人負(fù)責(zé),按時(shí)交接,定期檢查的管理模式

          (1)分段管理

          將一個(gè)信貸項(xiàng)目形成的文件材料依據(jù)信貸的執(zhí)行狀態(tài)劃分為執(zhí)行中的信貸文件(以下簡(jiǎn)稱(chēng)信貸文件)和結(jié)清后的信貸檔案(以下簡(jiǎn)稱(chēng)信貸檔案)兩個(gè)階段,實(shí)行分段管理。信貸文件由風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)和各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)設(shè)專(zhuān)柜分別保管存放。

          (2)專(zhuān)人負(fù)責(zé)

          銀行各級(jí)行的風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)和業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)職或兼職人員(統(tǒng)稱(chēng)信貸檔案員)負(fù)責(zé)本部門(mén)信貸文件的日常管理及結(jié)清后的立卷歸檔等工作。信貸檔案員應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定,且不得由直接經(jīng)辦信貸業(yè)務(wù)人員擔(dān)任。

          (3)按時(shí)交接

          業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在單筆信貸(貸款)合同簽署、不良貸款接收及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審?fù)戤吅螅匆?guī)定要求將各類(lèi)信貸文件及時(shí)交信貸檔案員保存,信貸執(zhí)行過(guò)程中續(xù)生的文件隨時(shí)移交。

          (4)定期檢查

          信貸檔案管理工作由行長(zhǎng)辦公室和風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)共同監(jiān)督與指導(dǎo)。信貸檔案的檢查將列入年度績(jī)效考核和檔案工作綜合管理考評(píng)中,并將檢查結(jié)果報(bào)送相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及主管行領(lǐng)導(dǎo)。

          二、貸款文件的管理

          信貸文件是指正在執(zhí)行中的、尚未結(jié)清信貸(貸款)的文件材料。按其重要程度及涵蓋內(nèi)容不同劃分為兩級(jí),即一級(jí)文件(押品)和二級(jí)信貸文件。

          1.貸款文件分類(lèi)

          一級(jí)文件(押品)主要是指信貸抵(質(zhì))押契證和有價(jià)證券及押品契證資料收據(jù)和信貸結(jié)清通知書(shū)。其中押品主要包括:銀行開(kāi)出的本外幣存單、銀行本票、銀行承兌匯票,上市公司股票、政府和公司債券、保險(xiǎn)批單、提貨單、產(chǎn)權(quán)證或他項(xiàng)權(quán)益證書(shū)及抵(質(zhì))押物的物權(quán)憑證、抵債物資的物權(quán)憑證等。

          二級(jí)信貸文件主要指法律文件和貸前審批及貸后管理的有關(guān)文件。

          2.貸款文件管理

          (1)一級(jí)文件(押品)的管理

          ①保管。一級(jí)文件是信貸的重要物權(quán)憑證,在存放保管時(shí)視同現(xiàn)金管理,可將其放置在金庫(kù)或保險(xiǎn)箱(柜)中保管,指定雙人(以下簡(jiǎn)稱(chēng)押品保管員),分別管理鑰匙和密碼,雙人人、出庫(kù),形成存取制約機(jī)制。

          ②交接。一級(jí)文件由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)接收后,填制押品契證資料。押品以客戶(hù)為單位保管,并由押品保管員填寫(xiě)押品登錄卡。

          ③借閱。一級(jí)檔案存檔后,原則上不允許借閱。如在下列特殊情況下,確需借閱一級(jí)檔案的,必須提交申請(qǐng)書(shū),經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽批同意后,方可辦理借閱手續(xù)。

          ·貸款展期辦理抵押物續(xù)期登記的;

          ·變更抵押物權(quán)證、變更質(zhì)押物品的;

          ·提供給審計(jì)、稽核部門(mén)查閱的;

          ·提交法院進(jìn)行法律訴訟、債權(quán)債務(wù)重組或呆賬核銷(xiāo)的;

          。須補(bǔ)辦房產(chǎn)證、他項(xiàng)權(quán)益證書(shū)或備案登記的。

          ④結(jié)清、退還。由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員會(huì)同借款企業(yè)向押品保管員交驗(yàn)信貸結(jié)清通知書(shū)和押品契證資料收據(jù)并當(dāng)場(chǎng)清驗(yàn)押品后,借貸雙方在押品契證資料收據(jù)上簽字,押品保管員在押品登錄卡上注銷(xiāo)。

          (2)二級(jí)文件的管理

          ①保管。二級(jí)文件應(yīng)按規(guī)定整理成卷,交信貸檔案員管理。

          ②交接。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在單筆信貸(貸款)合同簽訂后將前期文件整理入卷,形成信貸文件卷,經(jīng)信貸檔案員逐件核實(shí)后,移交管理。

          ③借閱。二級(jí)檔案內(nèi)保存的法律文件、資料,除審計(jì)、稽核部門(mén)確需查閱或進(jìn)行法律訴訟的情況下,不辦理借閱手續(xù),如借閱已歸檔的二級(jí)檔案時(shí),須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人簽批同意后,填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表,方可辦理借閱手續(xù)三、貸款檔案的管理

          貸款檔案是指已結(jié)清貸款的文件材料,經(jīng)過(guò)整理立卷形成的檔案。

          1.保管期限分類(lèi)

          貸款檔案的保管期限自貸款結(jié)清(核銷(xiāo))后的第二年起計(jì)算。其中:

          ①5年期:一般適用于短期貸款,結(jié)清后原則上再保管5年;

          ②20年期:一般適用于中長(zhǎng)期貸款,結(jié)清后原則上再保管20年;

          ③永久:經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)管理部及業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)認(rèn)定有特殊保存價(jià)值的項(xiàng)目可列為永久保存。

          2.貸款檔案管理

          ①貸款檔案員要在貸款結(jié)清(核銷(xiāo))后,完成該筆貸款文件的立卷工作,形成貸款檔案;

          ②永久、20年期貸款檔案應(yīng)由貸款檔案員填寫(xiě)貸款檔案移交清單后向本行檔案部門(mén)移交歸檔;

          ③同時(shí),業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)還需將本部門(mén)已結(jié)清的、屬超權(quán)限上報(bào)審批的貸款檔案案卷目錄一份報(bào)送上級(jí)行風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)備查。

          3.貸款檔案的銷(xiāo)毀

          保存到期的20年期貸款檔案由檔案部門(mén)按貸款業(yè)務(wù)檔案和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審檔案分別提供擬銷(xiāo)毀清單,前者交業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)及風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)鑒定,形成正式的貸款檔案銷(xiāo)毀清單,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)、風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)及行長(zhǎng)辦公室三方負(fù)責(zé)人在正式清單上審批簽字;后者交風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)鑒定,由風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)及行長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)人審批簽字。

          四、客戶(hù)檔案的管理

          業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)按客戶(hù)分別建立客戶(hù)檔案卷,移交貸款檔案員集中保管。

          1.保管

          業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案柜(與貸款文件、檔案分開(kāi)存放)集中存放檔案。

          2.客戶(hù)檔案

          ①借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)的“三證”(即營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人代碼本、稅務(wù)登記證)復(fù)印件;

          ②借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)的信用評(píng)級(jí)資料;

          ③借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)的開(kāi)戶(hù)情況;

          ④借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)的驗(yàn)資報(bào)告;

          ⑤借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)近三年的主要財(cái)務(wù)報(bào)表,包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表等,上市公司、“三資”企業(yè)需提供經(jīng)審計(jì)的年報(bào);

          ⑥企業(yè)法人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的身份證或護(hù)照復(fù)印件;

          (D反映該企業(yè)經(jīng)營(yíng)、資信(如是“三資”企業(yè),還應(yīng)提交企業(yè)批準(zhǔn)證書(shū)、公司章程等)及歷次貸款情況的其他材料。

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